Bogføring

Bogføring

Det er et krav at alle erhvervsdrivende virksomheder fører regnskab, hvilket indebærer bogføring af alle virksomhedens transaktioner – både udgående og indgående. Bogføringen skal være i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Dette indebærer blandt andet at bogføringen skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik, og at regnskabsmaterialet (bogføring, bilag) skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Sidstnævnte gælder også ved virksomhedens ophør. Du kan læse mere om de vigtigste krav ifølge bogføringsloven i afsnittet om bogføringsloven nedenfor.

 Det er ledelsens ansvar at bogføringsloven følges (i en enkeltmandsvirksomhed er det indehaveren der ifalder ansvar), og hvis ikke bogføringsloven er overholdt kan de nævnte straffes med bøde.

Men før du går i gang med bogføringen, skal du have en kontoplan, så du har nogle konti, som du kan bogføre posteringerne på. Du kan læse mere om kontoplanen herunder:

Kontoplanen

En kontoplan er en oversigt, som viser virksomhedens konti i resultatopgørelsen og balancen. I balancen findes virksomhedens aktiver og passiver (sidstnævnte er egenkapital og gæld). Når du bogfører skal du anvende kontoplanens konti at bogføre på. En kontoplan skal derfor være på plads inden man starter bogføringen.

Kontoplanen skal indeholde konti i resultatopgørelsen og konti i balancen. Konti i resultatopgørelsen vil eksempelvis være nettoomsætning, vareforbrug, afskrivninger og renteudgifter. Konti i balancen vil eksempelvis være banken, varelager, virksomhedskapital og salgsmoms.

En konto i en kontoplan vil have et nummer og et navn. En konto for nettoomsætningen i resultatopgørelsen kan derfor for eksempel hedde ”1010 Nettoomsætning” og en konto for banken i balancen kan hedde ”55000 Bank”. I Danmark er der ikke nogen krav om, hvordan kontiene i kontoplanen skal nummereres.

I de fleste online regnskabsprogrammer, er der nogle standardkontoplaner, som kan anvendes. Disse er gode udgangspunkter til en kontoplan – og der kan altid tilføjes eller fjernes konti ved behov. De online regnskabsprogrammer der eksempelvis kan bruges er e-conomic, Dinero eller Billy, som alle har en standardkontoplan. Disse standardkontoplaner er opbygget således at der beregnes moms automatisk – så hvis din virksomhed er momsfritaget, skal du sørge for at momsen ikke beregnes automatisk, hvilket du opsætter i kontoplanen.

Hvordan bogfører jeg? Og hvordan er det med debet og kredit?

For at kunne bogføre skal man kende principperne for debet og kredit.

Debet og kredit skal altid gå lige op (debet=kredit) på transaktionsniveau. Det betyder at hver transaktion skal have en debitering og en kreditering – og summen af debiteringer og krediteringer skal være det samme.

Som tommelfingerregel gælder følgende regler:

  • Debet i balancen: Øgning i aktivets værdi eller fald i passivets værdi

  • Kredit i balancen: Fald i aktivets værdi eller øgning i passivets værdi

  • Debet i resultatopgørelsen: Udgift eller tilbageførsel af en indtægt (kreditnota)

  • Kredit i resultatopgørelsen: Indtægt eller tilbageførsel af en udgift

Nedenfor vil jeg give et par eksempler på, hvordan nogle af de mest hyppige posteringer skal bogføres:

Bogføringseksempel 1 – Indkøb af varer på kredit for 1.000 kr. inklusiv moms

Leverandørgæld: Kredit 1.000 kr.
Varelager: Debet 800 kr. (beløb eksklusiv moms)
Købsmoms: Debet 200 kr.

 

Din virksomheds resultatopgørelse påvirkes altså ikke af varekøbet.

Bogføringseksempel 2 – Leverandørgæld på 1.000 kr. betales

Leverandørgæld: Debet 1.000 kr.

Bank: Kredit 1.000 kr.

Din virksomheds resultatopgørelse påvirkes ikke af betalingen til leverandøren

Bogføringseksempel 3 – Du sælger varen fra eksempel 1 til 2.000 kr. inklusiv moms

Debitortilgodehavende: Debet 2.000

Nettoomsætning: Kredit 1.600 kr. (beløb eksklusiv moms)
Salgsmoms: Kredit 400 kr.

Varelager: Kredit 800 kr.
Vareforbrug (resultatopgørelse): Debet 800 kr.

Det er altså først ved et salg af en varer, hvor resultatopgørelsen påvirkes – dels ved en kreditering af nettoomsætning og dels ved en debitering af vareforbruget.

Bogføringseksempel 4 – Debitoren betaler regningen på 2.000 kr.

Debitortilgodehavende: Kredit 2.000

Bank: Debet 2.000

I alle bogføringseksempler kan det ses at alle debiteringer er lig med alle krediteringer – og dermed stemmer bogføringsbalancen.

Bogføringslovens vigtigste krav til bogføring

Bogføringsloven gælder for erhvervsdrivende virksomheder, som er etableret i Danmark. Jeg har herunder i punktform ridset op, hvad der er vigtigst at huske på:

Bogføringen skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik

  • Bogføringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes – og det skal sikres mod fejl. Her mener jeg det er en fordel med online regnskabsprogrammer, hvor risikoen for at regnskabet ødelægges mv. er mindre.

  • Alle transaktioner i virksomheden skal registreres – og det skal gøres løbende. Hvor ofte det er, afhænger af din virksomhed.

  • Alle transaktioner skal dokumenteres ved bilag – og et eksternt bilag er altid stærkest dokumentation (det kan eksempelvis være en leverandørfaktura)

  • Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringen må gerne ske elektronisk (læs mere om dette nedenfor)

Bogføringsassistance

Hos Ajdo tilbyder vi assistance med opstilling af kontoplan og bogføring til ejerledede virksomheder – både selskaber og enkeltmandsvirksomheder samt foreninger og fonde. Om bogføringsopgaven udføres på vores eller kundens lokation afhænger af, hvad kunden har behov for og hvad der kan lade sig gøre.

Alt skræddersyes til hver enkelt kunde via tæt dialog.

Når du overlader bogføringen til os, vil du slippe for at skulle bekymre dig om din bogføring er i orden og du vil spare en masse tid, ved at du ikke selv skal bogføre løbende.  Herudover går vi meget op i løbende at give dig et overblik over din virksomheds økonomi og yde den passende rådgivning, så du får de bedste forudsætninger for at drive virksomhed.

Når vi udfører arbejdet kan du være helt sikker på at din virksomheds regnskab er i gode hænder – det tør vi godt love dig!

Digitalisering

Bilagshåndtering

Alt bogføringsmateriale skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Dette gælder uanset om materialet opbevares i fysiske mapper eller elektronisk.

Vi ser det som en klar fordel at bilag opbevares elektronisk, da det langt hen af vejen er lettere for dig at styre de løse bilag. Med et digitalt bogholderi uploades bilagene igennem en app, hvorefter bilaget sendes direkte ud til elektronisk opbevaring i bogholderiet.  

Vi assisterer med bilagshåndtering hvad enten det er i fysiske mapper eller elektronisk. Såfremt du i din virksomhed ønsker at bilagshåndteringen digitaliseres assisterer vi gerne med det.

Priser på vores ydelser kan du se her.